Informace o zpracování osobních údajů fyzických osob, občanů, na ÚMČ Brno-Medlánky dle nařízení GDPR

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů nebo GDPR) ukládá mimo jiné obci povinnost učinit přiměřená organizační a technická opatření, a zajištění ochrany osobních údajů fyzických osob (občanů).

Správce a pověřenec pro ochranu osobních údajů

Správcem osobních údajů je Statutární město Brno, městská část Brno-Medlánky (ÚMČ Brno-Medlánky) IČ: 4499278516, správce můžete kontaktovat.

GDPR ukládá obcím jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů, který dohlíží na řádné zpracování osobních údajů, a na kterého se můžete kdykoliv obrátit s dotazem vztahujícím se ke zpracování Vašich osobních údajů.

Pověřencem pro ochranu osobních údajů je Advokátní kancelář Jana Krouman s.r.o. Na pověřence se můžete obrátit písemně na adrese Drážní 253/7, 627 00 Brno-Slatina, popř. elektronicky na adrese elektronické podatelny úřadu ÚMČ Brno-Medlánky: podatelna@medlanky.brno.cz

Právní tituly zpracování

Osobní údaje fyzických osob, občanů, ÚMČ Brno-Medlánky zpracovává na základě povinností, které obci ukládá zákonem č. 120/2008 Sb., o obcích, v účinném znění, a zvláštní zákony související s činností obce (podle agend jednotlivých odborů).

Osobní údaje fyzických osob, občanů, ÚMČ Brno-Medlánky tedy nejčastěji zpracovává pro účely plnění zákonných povinností, které jsou obci uloženy, případně z důvodu oprávněného zájmu obce, či z důvodu veřejného zájmu. Na taková zpracování osobních údajů o fyzických osobách se nevztahuje povinnost získat souhlas se zpracováním osobních údajů.

Zcela výjimečně obec zpracovává osobní údaje fyzických osob, jejichž zpracování by vyžadovalo souhlas se zpracováním. Máte-li pochybnosti o právním důvodu zpracování Vašich osobních údajů, obraťte se na obec (správce osobních údajů) nebo na pověřence pro ochranu osobních údaj s dotazem.

Osobní údaje fyzických osob, občanů, jsou zpracovávány pouze v rozsahu, který je nezbytný pro plnění stanoveného účelu. Poskytnutí osobních údajů je tedy nezbytné pro plnění povinností obce a pro možnost občana využívat služby, které obec poskytuje.

Pro výše uvedené účely je poskytnutí Vašich osobních údajů dobrovolné, je však nezbytné pro uzavření smlouvy a její následnou správu.

Přístup třetích osob k osobním údajům občanů

Aby bylo možné zajistit řádný chod obce, a poskytnout kvalitní službu občanům, k osobním údajům fyzických osob, občanů, mají přístup i další subjekty. Jedná se zejména o poskytovatele IT služeb (správa počítačové sítě), pověřenec pro ochranu osobních údajů a další subjekty, které poskytují služby pro ÚMČ Brno-Medlánky, a s nimiž se za účelem ochrany osobních údajů fyzických osob, občanů bude v nejbližších týdnech uzavírat korektní smlouva o zpracování osobních údajů.

Konkrétní výčet příjemců je uveden a pravidelně aktualizován.

Doba uložení osobních údajů fyzických osob, občanů.

Odvíjí se od příslušného zvláštního právního předpisu, který danou problematiku upravuje.

 

Práva fyzických osob, občanů, související se zpracováním osobních údajů

Máte právo kdykoliv se obrátit na úsek právní a na našeho pověřence na ochranu osobních údajů a domáhat se svých práv, která jsou občanům dána nařízením GDPR:

  • Právo na informaci vědět, jaké osobní údaje o vás obec zpracovává (najdete níže v textu)
  • Právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům,
  • Právo na výmaz osobních údajů (pokud obec již nemá právní důvod ke zpracování a účel zpracování již odpadl),
  • Právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů,
  • Právo namítat nezákonnost nebo nedůvodnost zpracování Vašich osobních údajů obcí.

Uvedená práva můžete uplatnit na výše uvedených kontaktech, odpověď Vám bude sdělena do 30 dnů, ve výjimečných a odůvodněných případech ve lhůtě delší. O prodloužení lhůty a důvodech prodloužení lhůty budete informováni.

S případnou stížností v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů se můžete obrátit i na Úřad na ochranu osobních údajů.

Práva subjektů údajů dle nařízení GDPR

Zpracovávané osobní údaje podle jednotlivých agend

Zákon č. 120/2008 Sb., o obcích, v účinném znění, a zvláštní zákony související s činností obce, ukládají obcím, resp. jejich jednotlivým úsekům, zpracovávat určitou agendu. Každá agenda má předpisy, kterými se při jejím zpracování musí pracovníci řídit.

Evidence obyvatel
  • Účel zpracování: evidence obyvatel
  • Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
  • Kategorie subjektu údajů: osoby ohlašující pobyt na území městské části Brno-Medlánky
  • Kategorie příjemců údajů: ÚMČ Brno-Medlánky, Ministerstvo vnitra ČR
  • Doba uchování: 5 až 50 let (dle druhu dokumentu; podle archivačního a skartačního řádu)
Volební seznamy
  • Účel zpracování: stálý seznam voličů
  • Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
  • Kategorie subjektu údajů: občané městské čísti Brno-Medlánky starší 18 let
  • Kategorie příjemců údajů: ÚMČ Brno-Medlánky
  • Doba uchování: stále – seznam je průběžně aktualizován; starší verze podle archivačního a skartačního řádu
Vydávání voličských průkazů
  • Účel zpracování: zajištění voleb – vydávání voličských průkazů
  • Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
  • Kategorie subjektu údajů: žadatelé o voličský průkaz
  • Kategorie příjemců údajů: ÚMČ Brno-Medlánky
  • Doba uchování: 5 let; podle archivačního a skartačního řádu
 Volební komise
  • Účel zpracování: zajištění voleb
  • Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
  • Kategorie subjektu údajů: členové volebních komisí
  • Kategorie příjemců údajů: ÚMČ Brno-Medlánky
  • Doba uchování: 5 let; podle archivačního a skartačního řádu
 Poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
  • Účel zpracování: poskytování informací občanům na základě zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
  • Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
  • Kategorie subjektu údajů: žadatelé o informaci
  • Kategorie příjemců údajů: ÚMČ Brno-Medlánky
  • Doba uchování: 5 let; podle archivačního a skartačního řádu
 Ověřování podpisů a listin
  • Účel zpracování: agenda ověřování podpisů a listin
  • Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
  • Kategorie subjektu údajů: žadatelé o ověření podpisu nebo listiny
  • Kategorie příjemců údajů: ÚMČ Brno-Medlánky
  • Doba uchování: 10 let
Správní řízení obecně
  • Účel zpracování: agenda přeneseného výkonu státní správy
  • Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
  • Kategorie subjektu údajů: žadatelé – fyzické osoby
  • Kategorie příjemců údajů: ÚMČ Brno-Medlánky
  • Doba uchování: dle archivačního a skartačního řádu

 

Personální a mzdová agenda obce
  • Účel zpracování: zajištění pracovně-právních vztahů obce a všech povinností s nimi spojených vůči svým zaměstnancům, osobám v obdobném postavení a vůči zastupitelům
  • Kategorie osobních údajů: adresní a identifikační údaje
  • Kategorie subjektu údajů: zaměstnanci, uchazeči o zaměstnání, členové zastupitelstva, ředitelé příspěvkových organizací zřízených obcí, členové volebních komisí
  • Kategorie příjemců údajů: ÚMČ Brno-Medlánky, OSSZ, zdravotní pojišťovny, MF ČR, FÚ, banky, penzijní fondy, inspektorát práce, úřad práce
  • Doba uchování: 3 až 30 let po uzavření spisu (dle druhu dokumentu), mzdové listy uchovává ÚMČ Brno-Medlánky vzhledem k jejich potřebě pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění po dobu 45 let; podle archivačního a skartačního řádu